Harmonogram naszej pracy jako koordynatorów można przedstawić w tabelce:
| Data | Opis czynności |
| 1 wrzesień - -30 styczeń |
Przyjmowanie zgłoszeń od szkół |
| 30 styczeń | Złożenie zamówienie zbiorczego w Toruniu od rejonu Lubin |
| ok. 15 lutego | Otrzymanie materiałów od organizatora głównego |
| 15-26 luty | Pakowanie materiałów do przeprowadzenia konkursu i wysyłka do szkół zgodnie z zamówieniami |
| 15 marca | Dzień konkursu |
| 16-22 marzec | Odbieranie przesyłek expresowych od szkół z kartami odpowiedzi |
| 23 marzec | Wysyłka paczki z kartami odpowiedzi do Torunia |
| ok.20 kwietnia | Otrzymanie wyników od organizatora głównego |
| 20-30 kwietnia | Przygotowanie wyników do publikacji na stronie, przygotowanie i zakup nagród |
| ok.12 maja | Opublikowanie wyników na stronie |
| 5-18 maja | Pakowanie nagród i wysyłka nagród bezpośrednio do szkół |
| czerwiec-sierpień | Wycieczki, obozy dla nagrodzonych uczniów (nagrody główne) |